Qualitätsmanagement in der Verwaltung

Informationen zum Prozessmanagement

• Was sind Prozesse?

  Ein Prozess besteht aus zusammenhängenden Aktivitäten / Handlungen und wandelt den Prozessauslöser (Input) durch den Verbrauch an Ressourcen in ein kundennutzendes Ergebnis um (Output).

  Beispiel: Eine Dienstreise fällt an und wird beantragt (Prozessauslöser). Durch die nachfolgende Abarbeitung der dafür erforderlichen Arbeitsschritte bekommt der/die Mitarbeiter*in am Ende die Reisekosten erstattet (Output) bzw. im Voraus einen Vorschuss zu den Reisekosten ausgezahlt (mögliche Variante).

  Inputs und Outputs können jeweils Informationen, Gegenstände, Ereignisse und/oder Zustände sein. Ein Prozess kann Teil eines anderen Prozesses sein oder andere Teilprozesse enthalten bzw. diese anstoßen. Das Ergebnis des Prozesses kann in verschiedenen Varianten ausfallen. Ein Prozess ist häufig abteilungs- bzw. dezernatsübergreifend.

  Durch diese Komplexität kann ein Prozess schnell unübersichtlich werden und bedarf einer strukturierten Visualisierung, um Schnittstellen, Ressourcen und Abläufe übersichtlich darzustellen und somit einen Mehrwert für Studierende und Mitarbeiter*innen zu erreichen.

• Was sind Kern-, Management- und Unterstützungsprozesse?

  Üblicherweise unterscheidet man die Prozesse einer Organisation in Kernprozesse, Führungs- oder Managementprozesse und Unterstützungsprozesse.

  Kernprozesse

  Die Kernprozesse Studium und Lehre sowie Forschung und Technologietransfer zählen zu den eigentlichen Wertschöpfungsprozessen der TU Clausthal, da diese das Kerngeschäft der Hochschule betreffen.
  Diese können jedoch nicht ohne die Management- oder Unterstützungsprozesse ablaufen.

  Managementprozesse

  Managementprozesse dienen der Koordination (Planung und Steuerung) von Kern- und Unterstützungsprozessen und sorgen dafür, dass die definierte Prozess- und Ergebnisqualität erreicht wird.
  Die Prozesse umfassen alle strategischen und operativen Planungs- und Steuerungsaktivitäten zur optimalen Ausrichtung der Hochschule, wie zum Beispiel die Aufstellung und Controlling des Haushaltsplans, die Verhandlung und Abschluss von Zielvereinbarungen, das Risikomanagement oder die strategische Ausrichtung und die Hochschulplanung.

  Unterstützungsprozesse

  Unterstützungsprozesse sind unerlässlich, um die Wertschöpfungsprozesse von Forschung und Lehre optimal und individuell zu erbringen. Sie werden von den Stakeholdern am wenigsten wahrgenommen, sind jedoch unerlässlich um die Kernprozesse zu ermöglichen und stellen ihre qualitativ hochwertige Erfüllung sicher.
  Zu den Unterstützungsprozessen zählen sämtliche Dienstleistungs- und Verwaltungsprozesse aus den Bereichen Personal und Haushalt, der Informationstechnologie, Infrastruktur sowie die Studienangelegenheiten, d.h. Prozesse aus der Studienverwaltung.

• Wie werden Prozesse aufgenommen und abgebildet?

  Zur Prozessaufnahme wird das Wissen der Prozessbeteiligten benötigt.

  Mitarbeiter*innen, welche potentiell über großes Wissen zum jeweiligen Prozess verfügen, dienen in dieser Phase als erste Anlaufstelle.

  Mit diesen werden die wichtigsten Rahmendaten zum dem Prozess ermittelt (Prozessauslöser, Prozessbeteiligte, relevante Dokumente, Ziele) und im Prozesssteckbrief dokumentiert.

  Anschließend wird der Prozess grob skizziert und alle weiteren Prozessbeteiligten identifiziert.

  In gemeinsamen Workshops und/oder in Gesprächen mit den Prozessbeteiligten wird die Prozessskizze weiter konkretisiert und alle benötigten Informationen systematisch erfasst.

  Im nächsten Schritt wird der Prozessablauf mit der Prozessmodellierungssprache BPMN 2.0 modelliert und den Nutzern somit grafisch anschaulich zur Verfügung gestellt.

  Der/die Prozessverantwortliche prüft die Prozessdokumentation und der/die Bereichsverantwortliche, in dessen Verantwortungsbereich der Prozess fällt (meist ein/e Dezernent*in oder Vizepräsident*in), gibt den Prozess durch seine/ihre Unterschrift frei.

• Wie können wir Sie unterstützen?

  Unser Ziel ist es, noch viele weitere Prozesse aus den verschiedenen Bereichen kontinuierlich aufzunehmen und damit transparent zu machen und zu optimieren.

  Wenn Sie Arbeitsabläufe in Ihrem Bereich haben, die als Prozess aufgenommen werden sollen, so setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung.

  Sie können uns auch gerne kontaktieren, falls Sie Anmerkungen zu unserer Arbeit, Anregungen zu bestehenden Prozessen oder Verbesserungsvorschläge haben.

  Wir freuen uns über Ihr Feedback!